Scapegoat Sündenbock TÜV Rheinland Fehlerkultur

Wie Fehler Innovationen treiben können

Es gibt Fehler, die dürfen nicht geschehen, weil das Schadenausmaß so ungeheuerlich ist. Explodierende Dampfkessel, nicht gewartete Kraftwerke oder Industrieanlagen gefährden Menschenleben. Hochrisikotechnologie wird daher seit über 100 Jahren durch die technischen Überwachungsvereine regelmäßig geprüft. Auch Organisationen geben sich Regeln, Pläne und Controlling-Routinen, um Fehler zu vermeiden oder Schäden zu minimieren. Regierungen schaffen zudem gesetzliche Vorgaben, die korrektes Verhalten und die Grenzen definieren, in denen sich Unternehmen und ihre Akteure bewegen dürfen. Dadurch lässt sich menschliches Versagen aber nicht immer verhindern. Denn Menschen machen Fehler. Aber: Fehler sind wertvoll, wenn Verursacher und ihre Organisationen daraus lernen. Dafür braucht es allerdings eine Fehler- und Lernkultur. Denn erst dadurch lassen sich Wiederholungen verhindern, finanzielle und Reputationsschäden minimieren. Eine Fehler- und Lernkultur wird zum kritischen Erfolgsfaktor für die Einführung agiler Unternehmensstrukturen.

Im Gegensatz zu vorsätzlichem Handeln, das unter Umständen strafbewehrt ist, sind Fehler unbeabsichtigte Abweichungen von Regeln und Gesetzen. In den meisten Fällen haben sie nur geringe Auswirkungen. Oft kommt es nicht einmal heraus, wenn Mitarbeiter aus Schusseligkeit oder unter Stress Fehler machen. Die mittelbaren Folgen aber können langfristige Schäden verursachen. Ein schlechter Service oder immer wieder vorkommende Fehler des Personals können zu Reputationsschäden führen oder zu Abwanderungsbewegungen bei Kunden und Umsatzeinbußen. Passieren solche Fehler in einem Krankenhaus oder Pflegeheim, können Menschen dadurch sterben. Sind durch eine fehlerhafte oder manipulierte Software nicht Dutzende, sondern Millionen Kunden betroffen, kann das ein Unternehmen ernsthaft in Schwierigkeiten bringen. Finanzielle und Reputationsschäden sowie Strafzahlungen durch Gerichtsurteile können die Existenz selbst von Konzernen gefährden. Die Wirtschaftsgeschichte ist voll von Unternehmen, die in wenigen Jahren von der Champions League in die Regionalliga abstiegen oder in der Versenkung verschwanden.

Komplexität, Unsicherheit und Beschleunigung steigen mit Digitalisierung

Im Gegensatz zum vordigitalen Zeitalter hat sich mit der Einführung von Computern, Internet und Algorithmen zur Automatisierung von Prozessen die Geschwindigkeit erhöht. In immer kürzeren Abständen folgen Innovationszyklen, die durch den globalen und digital beschleunigten Wettbewerbsdruck Unternehmen zu schnellem Handeln zwingen. Nachdenken und saubere Analyse werden ersetzt durch hektische Umtriebigkeit. Fehler sind in solchen Situationen vorprogrammiert. In einer Studie von Ernst & Young „Fehlerkultur in deutschen Unternehmen“ befragte das Beratungshaus exakt 800 Mitarbeiter und 218 Führungskräfte aus den Branchen Maschinenbau, Transport und Logistik, Automobilhersteller und -zulieferer sowie Banken und Versicherungen. Rund 80 Prozent der Führungskräfte gaben an, in den letzten zwei Jahren Fehler gemacht zu haben. Dadurch störten sie den Betriebsablauf, verzögerten Projekte und erzeugten Reputationsschäden. Und nach mehrheitlicher Einschätzung der Mitarbeiter wurden in ihren Unternehmen Fehler auch vertuscht. Denn die Angestellten meinten, dass nur 45 Prozent der Manager ihre Fehler auch zugeben konnten. 57 Prozent der Angestellten glauben zudem, dass Fehler in Unternehmen deshalb vertuscht werden, weil die Mitarbeiter befürchten müssen, als Überbringer der schlechten Nachrichten Konsequenzen zu erleiden. Und nur 40 Prozent im Top-Management reden offen über Fehler und geben damit ein positives Signal, dass sie mit Fehler konstruktiv und produktiv umgehen.

Entwicklerteams sind mit Fehlerkultur schneller erfolgreich

In der Realität deutscher Unternehmen sieht es bei Fehlerkultur und -management aber eher trübe aus. Einen produktiven Umgang mit Fehlern erleben nur neun Prozent der Mitarbeiter im eigenen Unternehmen. Und in lediglich vier Prozent existiert überhaupt eine Fehlerkultur, die über Hierarchieebenen hinweg eine offene Kommunikation fördert. Dieser Befund ist erschreckend, zumal es auf Teamebene wohl eine größere Bereitschaft gibt, über Fehler zu sprechen. Das ist auch dringend geboten, denn immer mehr Unternehmen führen agile Projektgruppen auch jenseits der IT-Entwicklung ein, delegieren Verantwortung und bauen Hierarchieebenen ab. Solange agile Einheiten ihre Ziele erreichen, werden sie gefeiert. Scheitern sie und passieren Fehler, greifen häufig alte Muster mit Schuldzuweisungen und Benennung eines Sündenbocks. Eine systematische Analyse, um aus einem Fehler zu lernen, unterbleibt. Agile Einheiten machen aber Fehler, weil sie in der Regel auf unsicherem Terrain bei hoher Komplexität agieren und die Transformationsprozesse in einem Unternehmen vorantreiben. Nur eine systematisch etablierte und auf allen Ebenen funktionierende Fehlerkultur und ein schnelles Management der Fehler bieten hier Abhilfe. Lernen könnten Unternehmen dies von den aus der IT bekannten agilen Entwicklungsmethoden wie Scrum, Design Thinking und DevOps. Denn hier ist ein produktiver Umgang mit Fehlern in den Entwicklungsprozess Teil des Systems. Im Laufe der Entstehung dieser Programmiermethoden hat sich ein Kosten-Nutzen-orientierter Umgang mit Fehlern etabliert. Fehler sowie deren rasche Eliminierung sind quasi als Normalfall institutionalisiert. Da am Anfang eines komplexen IT-Projektes nicht alle Anforderungen bekannt sein können, da sich im Entstehungsprozess völlig neue Funktionen als sinnvoll erweisen und da sich durch Rückkopplung mit den Auftraggebern auch völlig unerwartete Herausforderung ergeben, sind regelmäßige Überprüfungsschleifen selbstverständlich. Agile Entwicklungsmethoden sind daher anfangs relativ fehlertolerant und organisieren nach jedem Entwicklungsabschnitt, sogenannten Sprints, schnelle Feedback-Schleifen. Statt in die Fehlervermeidung zu investieren, sind in agilen Methoden Evaluation und schnelles Testmanagement in inkrementellen Prozessen integriert. Das führt zu einem entspannten Umgang in Projektteams mit Fehlern. Ein Schwarzes-Peter-Spiel, um einzelnen Teammitgliedern Versagen nachzuweisen, wird überflüssig. Durch die Einbindung der Auftraggeber in das Testmanagement erhöht sich die Transparenz. Und mit dieser Fehlerkultur entsteht ein offener Umgang und eine schnelle Korrektur, was im Ergebnis das Entwicklungstempo erhöht.

Fehlermanagement in Unternehmenskultur integrieren

Nun kann man einen Mittelständler oder Konzern nicht mit einer Projektgruppe von Entwicklern vergleichen, die vielleicht 15 oder 30 Köpfe zählt. Aber von den Prinzipien der agilen Prozessgestaltung können Unternehmen lernen. Dabei stehen sie vor drei Herausforderungen: Ein Fehlermanagement braucht eine kulturelle Verankerung, bedarf klarer Strukturen und muss bei den Führungskräften anfangen. Die kulturelle Verankerung gehört dabei in die Unternehmensleitlinien. Hierin sollte sich das Unternehmen als lernende Organisation definieren, die mit Fehlern offen umgeht, intern auf allen Hierarchieebenen konstruktive Kritik fördert und eine transparente Kommunikation im Umgang mit Fehlern anstrebt. Strukturell sollte ein einfaches System gegenseitig-kollegialer Evaluation dafür sorgen, dass Fehler rechtzeitig identifiziert und besprochen werden können. Wichtig ist, dass alle Beteiligten den Mehrwert erkennen, den ein strukturelles Fehlermanagement bietet. Denn mit der Erfahrung, dass sich positive Veränderungen daraus ergeben und alle davon profitieren, steigert auch die Bereitschaft und Motivation zu Veränderungen. Die vielleicht schwierigste Herausforderung ist, eine Fehlerkultur auch im Management auf allen Führungsebenen zu etablieren. Denn mit reinen Selbstverpflichtungen und Sonntagsreden auf Betriebsversammlungen ist es nicht getan. Als Vorbilder ist ihr Verhalten und ihr Umgang mit Fehlern entscheidend, wie sich eine Fehlerkultur tatsächlich in einem Unternehmen in die Praxis umsetzen lässt. Um Manager zu einer offenen Fehlerkultur zu bewegen, haben sich Schulungs- und Coaching-Angebote sowie arbeits-, betriebs- und organisationspsychologische (ABO-Psych) Analysen bewährt. Hierbei begleiten Arbeitspsychologen auf verschiedenen Ebenen Führungskräfte und ihre Teams. Mit ihrer Expertise, individuellen oder Gruppenberatungen können sie den Prozess positiv befördern, damit sich ein Fehlermanagement erfolgreich etabliert.

Fazit

Durch ein Fehlermanagement können Unternehmen nicht nur ihre finanziellen und Reputationsschäden begrenzen, die durch unweigerlich vorkommende Fehler entstehen. Langfristig erhöht sich die Lernfähigkeit einer Organisation. In den Köpfen der Manager und Mitarbeiter entsteht ein Prozessdenken mit gemeinsamer Evaluation, wie Teams, Abteilungen und Bereiche ihre Arbeit und auch ihre Zusammenarbeit mit Kunden, Kooperationspartnern und Lieferanten verbessern können. Durch die Vernetzung, die gemeinsame Reflektion und die offene Kommunikation werden Unternehmen insgesamt agiler und können dadurch die Herausforderungen der Digitalisierung besser bewältigen.

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Markus Dohm
Markus Dohm