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Management-Hack: Interne Kommunikation optimieren

In einer VUKA-Welt ist alles volatil, unsicher, komplex und voller Ambivalenz. Vielen Führungskräften fehlt angeblich die Zeit, ausreichend mit ihren Mitarbeitern zu kommunizieren. Aber interne Kommunikation wird immer erfolgskritischer, insbesondere in großen Unternehmen mit Standorten weltweit. Wie sollen alle an einem gemeinsamen Strang ziehen, wenn die meisten nicht wissen, an welchem Ende und zu welchem Zweck? Hier ein paar Tipps, wie Sie in Ihrer Organisation die interne Kommunikation verbessern.

Tipp 1: Nutzen Sie Vertriebstools für Mitarbeiter zur Verbesserung der internen Kommunikation

Webinare sind nicht nur hervorragende Tools für den Vertrieb gegenüber den Kunden von morgen. Sie eignen sich auch bestens für regelmäßige Q&As mit den Mitarbeitern. Im Gegensatz zu statischen internen Newslettern sind regelmäßige interne Fragen & Antworten interaktiv und perfekt, um sicherzustellen, dass alle den gleichen Wissensstand haben und um mögliche Missverständnisse oder Fehlentwicklungen frühzeitig zu erkennen und dem auch gegenzusteuern. Sorgen Sie dafür, dass die Webinare Teil sind der internen Kommunikation und über Kanäle wie den Mitarbeiternewsletter, Yammer oder Slack rechtzeitig beworben werden. Stellen Sie vorweg klar dar, wie Mitarbeiter an diesem Webinar teilnehmen können. Überlegen Sie im Voraus, welche Fragen kommen könnten und bitten Sie Ihr Team, die Antworten schon vorzubereiten. Machen Sie sich darauf gefasst, dass auch unangenehme oder unerwartete Aspekte angesprochen werden. Entwickeln Sie dafür eine souveräne Strategie.

Tipp 2: Ressourcen intelligent managen

Arbeiten Sie nicht härter, sondern intelligenter. Management-Software und -Plattformen können Ihnen dabei helfen, Ressourcen und Projekte in Echtzeit zu managen und die interne Kommunikation erheblich zu verbessern. Die können Zuständigkeiten besser delegieren, stellen sicher, dass Ihr Team im Zeitplan bleibt und können unterstützen, wenn sich Engpässe abzeichnen. Sie überbrücken die Kommunikation zwischen Management, Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten. Beispiele dafür sind Plattformen wie Bitrix24 oder Monday (Dapulse) – mit Gruppen- und Video-Chats, Dokumentenverwaltung, Cloud-Service, integriertem Kalender, E-Mail, CRM, HR-Tools und vieles mehr. Setzen Sie erreichbare Ziele und teilen Sie sie in überschaubare Abschnitte. Hängen Sie Dateien an und legen Sie Fälligkeitsdaten fest. Lassen Sie sich und das Team von der Software automatisiert an überfällige Aufgaben erinnern – falls es diese damit überhaupt noch gibt. Erfahren Sie ebenfalls automatisch, wenn Meilensteine erreicht sind und bleiben Sie über die Erfolge im Team in Echtzeit auf dem Laufenden.

Tipp 3: Stellen Sie auf Echtzeit-Kommunikation um

SMS und E-Mail sind oldschool. Wieviel schneller könnten Ihre Mitarbeiter sich verständigen, Entscheidungen erhalten, aber auch selbst treffen, wenn sie für die interne Kommunikation eine Direct-Messaging-App nutzen dürften – so wie auch im Privaten? Yammer ist ein Collaboration-Tool, das es Teams ermöglicht, Nachrichten, Dateien, Dokumente oder Updates schnell und ohne große Umwege zu teilen. Auch Slack mit privaten wie öffentlichen Kanälen rankt inzwischen auf der Beliebheitsskala von Corporate Apps ganz oben. Die App unterstützt Direct Messaging, Drag & Drop für die gemeinsame Nutzung von Dateien, Feedback und Kommentare zu Dokumenten und zentralisiert alle Benachrichtigungen. Die App verfügt außerdem über eine Suchfunktion, mit der man die Inhalte nach Schlüsselwörtern durchsuchen kann. Übrigens – Projektmangement-Tools wie Monday gestatten eine Integration von Direct Messengern wie Slack.

Tipp 4: Wagen Sie eine anonyme Mitarbeiter-Befragung

Haben Sie den Mut, anonyme Feedback-Software einzusetzen, um von Ihren Mitarbeitern zu erfahren, was sie an Ihrer Führungsleistung und der internen Kommunikation konkret verbessern können. Unter Umständen sind die Ergebnisse zunächst vernichtend. Sehen Sie es als Chance. Nur, wenn Sie wissen, wo der Schuh drückt, können Sie etwas ändern. Die Erfahrung zeigt: Dieser Mut wird Ihnen in Mitarbeiterzufriedenheit und Performance zurückgezahlt. Aber auch nur, wenn Sie etwas ändern und die Ergebnisse nicht einfach zurück in die Schublade legen.

Tipp 5: Kommunizieren Sie klar und wertschätzend

Zur professionellen internen Kommunikation gehört, die Zeit anderer zu respektieren. Das gilt für Meetings wie für Einzelgespräche. Keine weitschweifigen Ausführungen, sondern argumentieren Sie klar und auf den Punkt. Lassen Sie andere ausreichend zu Wort kommen und fangen Sie sie ein, wenn sie den Rahmen und das Zeitbudget anderer im Meeting sprengen. Und wenn ein Gespräch am Ende eine Entscheidung benötigt, dann entscheiden Sie. Bleiben Sie respektvoll und wertschätzend in Ihrer Sprache. Empathie wird heute gern als Teil sozialer Kompetenz angesehen, als wäre sie uns nicht angeboren. „Ich kann mir vorstellen, dass Sie das stolz macht“ oder „Das hat Sie sicherlich verärgert“ sind gute Beispiele dafür, wie eine Führungskraft Einfühlungsvermögen zeigt. Klare Sprache, klarer Kopf.

Tobias Kirchhoff
Tobias Kirchhoff